So kannst du BĂĽroarbeiten auch unterwegs mit dem Smartphone erledigen

Hartmut Schumacher 11. August 2015 0 Kommentar(e)

Um auch unterwegs Word-Texte, Excel-Tabellen und Power-Point-Präsentationen bearbeiten zu können, müssen Sie kein Notebook mit sich herumschleppen. „WPS Office“ verwandelt Ihr Smartphone in ein leistungsfähiges Büro.

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Die App „WPS Office“ ist deutlich leistungsfähiger als „Microsoft Office Mobile“ und „Google Docs“ – und dennoch kostenlos erhältlich.

Die Bedienung der Software ist trotz ihrer vielen Funktionen recht einfach. Zwei grundlegende Dinge sollten Sie jedoch wissen, um gleich loslegen zu können: Nachdem Sie eine Datei geöffnet haben, können Sie sie nicht gleich bearbeiten, sondern müssen zunächst einmal links oben die Schaltfläche „Bearbeiten“ antippen. Die Werkzeugleiste mit den Funktionen der App ist aus Platzgründen nicht ständig sichtbar. Tippen Sie rechts unten die Schaltfläche „Tools“ an, um die Werkzeugleiste einzublenden.

Texte, Arbeitsblätter und Notizen als PDF-Dateien speichern

Möchten Sie Ihre Texte oder Tabellenarbeitsblätter in einer Form weitergeben, die zwar alle Inhalte und Formatierungen enthält, die aber keine ­Bearbeitungen mehr zulässt? Dafür bietet sich natürlich das PDF-Format an.

1) In welchem Ordner speichern?

Tippen Sie im Register „Datei“ der Werkzeugleiste die Schaltfläche „Speichern unter“ an. Im Fenster „Speicherort“ legen Sie fest, wo Sie die Datei ablegen möchten.

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2) Als PDF exportieren

Rechts unten wählen Sie statt des vorgegebenen Dateiformats „.doc“, „.xls“ oder „.txt“ das Format „.pdf“ aus und tippen die Schaltfläche „Als PDF exportieren“ an.

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3) PDF-Datei prüfen

Anschließend können Sie einfach durch Antippen des Hinweises „Erfolgreich exportiert.“ das Aussehen der soeben gespeicherten PDF-Datei prüfen.

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Zeichnungen hinzufĂĽgen

Sie können Textdateien entweder Zeichnungen oder Markierungen hinzufügen – einfach indem Sie mit dem Finger (oder mit dem Eingabestift) auf dem Bildschirm malen.

1) Zeichnen

Wechseln Sie in der Werkzeugleiste zum Register „Stift“. Schalten Sie dort die Option „Mit dem Finger“ ein. Verwenden Sie das Werkzeug „Stift“, um beliebig auf dem Bildschirm zu malen. Sie können in der Werkzeugleiste verschiedene Stiftfarben und -größen auswählen.

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2) Text markieren

Wenn Sie statt des Werkzeugs „Stift“ das Werkzeug „Textmarker“ verwenden, dann können Sie den Text der bearbeiteten Datei durch farbige Striche im Hintergrund markieren. Sie haben wieder die Wahl zwischen mehreren Farben und Strichgrößen.

3) Zeichnungen löschen

Bei beiden Werkzeugen erweist sich die Rückgängig-Funktion als hilfreich. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeichnungen und Markierungen Strich für Strich wieder rückgängig zu machen. Sie erreichen diese Funktion über die beiden Pfeile am oberen Bildschirmrand.
Darüber hinaus steht Ihnen das Werkzeug „Radierer“ zur Verfügung. Mit diesem Werkzeug können sie gezielt – und unabhängig von ihrer Reihenfolge – einzelne Striche oder Markierungen entfernen, einfach indem Sie sie antippen.

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Zellen fixieren

Beim Bearbeiten von Arbeitsblättern können Sie dafür sorgen, dass wichtige Reihen und Spalten beim Blättern in der Tabelle immer sichtbar bleiben.

 

1) Übersicht behalten

Auf einem Smartphone (oder einem Tablet) ist eine derartige Funktion noch wichtiger als auf einem PC: Auf dem kleinen Bildschirm eines Smartphones ist es schwierig, in größeren Tabellen die Übersicht zu behalten –  da man sich oft entscheiden muss, entweder die erläuternden Zellen (also die Überschriften) oder aber die Zellen mit den eigentlichen Inhalten zu betrachten. Dank der Fixieren-Funktion ist jedoch beides gleichzeitig möglich.

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2) Fenster fixieren

Tippen Sie im Register „Ansicht“ der Werkzeugleiste die Schaltfläche „Fenster fixieren“ an. Anschließend wählen Sie aus, welcher Bereich der Tabelle immer zu sehen sein soll: entweder die „Oberste Zeile“ oder aber die „Erste Spalte“.

Wenn Sie stattdessen die Option „Aktuelle Zelle“ auswählen, dann bleibt beim waagerechten Blättern der Bereich links von der momentan ausgewählten Zelle sichtbar. Unter beim senkrechten Blättern der Bereich oberhalb der ausgewählten Zelle.

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3) Fixierung aufheben

Um die Fixierung aufzuheben, tippen Sie erneut in der Werkzeugleiste die Schaltfläche „Fenster fixieren“ an.

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Dateien verschlĂĽsseln

Vertrauliche Daten können Sie sehr einfach verschlüsselt speichern.

1) Dokumentschutz

Tippen Sie beim Bearbeiten eines Textes, eines Arbeitsblattes oder einer Präsentation im Register „Datei“ der Werkzeugleiste die Schaltfläche „Dokumentschutz aktivieren“ an. Anschließend legen Sie im Dialogfenster „Passwort hinzufügen“ das gewünschte Kennwort fest.

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2) Zwei Kennwörter

Bei Arbeitsblättern und Präsentationen ist es möglich, getrennt voneinander erstens ein Kennwort festzulegen, das zum Anzeigen der Datei berechtigt (im Bereich „Öffnen“). Und zweitens ein Kennwort, das es erlaubt, die Datei auch zu bearbeiten (im Bereich „Ändern“).

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3) Schützen beim Speichern

Alternativ dazu können Sie beim Speichern einer Datei im Dialogfenster „Speicherort“ links unten die Schaltfläche „Dokumentschutz aktivieren“ antippen, um ein Kennwort festzulegen. Achtung: Das funktioniert nicht, wenn Sie zum Speichern das Format „.pdf“ ausgewählt haben.

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Hartmut Schumacher   Redakteur

Hartmut ist ganz vernarrt in Smartphones und Tablets. Allerdings hielt er auch schon Digitaluhren für eine ziemlich tolle Erfindung. Er betrachtet Gedankenstriche als nützliche Strukturierungsmittel – und schreibt nur gelegentlich in der dritten Person über sich selbst.