Egal, welches Dokument mit Word oder einer anderen Software erstellt wurde, auf dem Bildschirm sind die eigenen Ergebnisse in der Regel überzeugend. Soll der erstellte Entwurf jedoch zu Papier gebracht werden, kann sich unter Umständen Ernüchterung einstellen. Ist der Text schlecht lesbar oder erscheinen Grafiken stark verpixelt, liegt die Ursache wahrscheinlich am Drucker oder an den Druckereinstellungen. Wer einen qualitativ hochwertigen Ausdruck erhalten möchte, sollte nicht nur auf den Gerätetyp achten, sondern auch die Qualität der Tinte oder Kartusche im Auge behalten.
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Welche Qualität bei den Ausdrucken erzielt wird, ist zunächst eine Frage des verwendeten Gerätes. Drucker lassen sich grundlegend in zwei Kategorien einteilen: Tintenstrahldrucker und Laserdrucker. Tintenstrahldrucker arbeiten mit flüssiger Tinte, die auf das Papier aufgebracht wird. Im Gegensatz dazu arbeiten Laserdrucker mit trockenem Toner, der durch eine heiße Walze fest auf das Papier gepresst wird.
Laserdrucker zeichnen sich durch ihre hohe Druckgeschwindigkeit aus und erzeugen vor allem bei Texten ein scharfes, oft wasser- und lichtbeständiges Ergebnis. Diese Eigenschaften machen sie ideal für den Einsatz im Büro. Beim Fotodruck erreichen sie jedoch nicht die Qualität guter Tintenstrahldrucker und Druckfehler können entstehen. Zu den besten derzeit verfügbaren Laserdruckern zählt unter anderem der HP Color LaserJet Pro M255dw.
Tintenstrahldrucker hingegen können auf speziellem Papier exzellente Fotodrucke erzeugen, die in ihrer Lebendigkeit und räumlichen Wirkung herkömmlichen Fotoabzügen ebenbürtig sind. Ein Nachteil der Tintenstrahldrucker ist ihre Empfindlichkeit gegenüber verschiedenen Papiersorten. Außerdem muss die Tinte als Verbrauchsmaterial vergleichsweise oft erneuert werden.
Tintenpatronen für verschiedene Hersteller können unter anderem über TonerPartner zu günstigeren Preisen als im stationären Fachhandel erworben werden. Zwar sind Tintenpatronen in der Regel günstiger als Tonerkartuschen, doch sollte auch der Preis pro Seite beachtet werden. Häufig wissen Toner mit einem niedrigeren Seitenpreis zu überzeugen.
Die Arten von Druckerpatronen und deren Unterschiede zu kennen, kann beim Kauf von Vorteil sein. Originalprodukte stehen in der Regel für höhere Qualität – auch beim Druckergebnis. Kompatible Patronen sind preislich attraktiver und qualitativ nicht zwingend schlechter, sollten aber sicherheitshalber nur über einen erfahrenen Druckerspezialisten bezogen werden. Dies lässt Fehlkäufe vermeiden und Enttäuschungen über die Druckergebnisse minimieren.
Die Druckauflösung, ein Maß für die Druckqualität, wird von den Herstellern in dpi (Dots per Inch) angegeben. Diese Einheit beschreibt, wie viele Punkte der Drucker auf einem Zoll (entspricht 2,54 Zentimetern) des Druckmediums, in der Regel Papier, platzieren kann. Je höher die dpi-Zahl, desto feiner und detaillierter ist das Druckbild. Häufig verlassen sich Nutzer auf die Standarddruckeinstellungen ihres Geräts. Dabei ist zu beachten, dass bei den meisten Druckern ab Werk lediglich eine mittlere Druckqualität voreingestellt ist.
Sowohl durch die Systemeinstellungen von Windows als auch über die Eigenschaften des Druckers lässt sich die Druckqualität einstellen. Zudem bieten Textverarbeitungsprogramme oft eigene Optionen, um die Druckqualität anzupassen. Diese Einstellung findet sich meistens im Menü unter „Papier/Qualität“. Abhängig vom Druckermodell und den gewählten Einstellungen gibt es üblicherweise Auswahlmöglichkeiten zwischen verschiedenen Auflösungsstufen wie 300 dpi, 600 dpi und 1200 dpi. Bei manchen Druckern werden stattdessen Bezeichnungen wie „Draft“ (Entwurf), „Letter“ (Normal) und „High-Quality“ (Hohe Qualität) verwendet.
Ob es sich um einen gebrauchten PC oder einen neuen Rechner handelt, über die Einstellungen können deutliche Verbesserungen erzielt werden.
Eine ungeeignete Papierwahl kann die Druckqualität stark beeinträchtigen. Bei Tintenstrahldruckern führt grobfaseriges Papier zu ausgefransten Kanten bei Grafiken und Texten, da die Tinte in die groben Fasern eindringt und sich ungleichmäßig verteilt. Je nach Papier können bei Laserdruckern kleine Lücken in der Tonerschicht entstehen, da die Tonerpartikel nur oberflächlich anhaften und fixiert werden.
Um die Druckergebnisse zu verbessern, empfiehlt es sich, hochwertigeres Papier mit feineren Fasern zu verwenden. Zudem ist es vorteilhaft, Papier zu wählen, das speziell für die verwendete Drucktechnologie (Tintenstrahl- oder Laserdrucker) geeignet ist, da dies auch den Toner- oder Tintenverbrauch positiv beeinflussen kann.