Das Kommunizieren via E-Mail ist vor allem dann angebracht, wenn Sie längere Nachrichten schreiben möchten, deren Inhalt besonders wichtig ist oder Dokumente versendet werden sollen. Damit Ihre E-Mail keine Missverständnisse auslöst, sollten Sie folgende Dinge nicht machen.
● Einen unklaren Betreff wählen
In der Betreffzeile sollten Sie sich möglichst kurz fassen und auf den Punkt bringen, worum es in der E-Mail geht. Schließlich entscheidet der Empfänger anhand des Betreffs ob, er die Nachricht überhaupt öffnet und liest. Daher sollten Sie nichtssagende Formulierungen wie beispielsweise „Hallo“, „Frage“ oder „Wichtig“ vermeiden.
● Mails unbeantwortet lassen
Bei besonders wichtigen Mails sollten Sie versuchen, diese innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Das gilt auch für Nachrichten, für deren Antwort Sie sich vorab informieren müssen. In einem solchen Fall genügt eine kurze Rückmeldung, dass Sie die Nachricht erhalten haben und sich so schnell wie möglich wieder melden.
● Smileys und Abkürzungen verwenden
Auch wenn das Versenden von Smileys und Abkürzungen in Messengerdiensten ständig verwendet werden, sollten Sie in der E-Mail-Korrespondenz weitestgehend darauf verzichten. Zum einen können Sie nicht wissen, ob der Empfänger die verwendete Abkürzung tatsächlich versteht und zum anderen können Sie sehr schnell für Missverständnisse sorgen.
● Mails mit Rechtschreibfehlern senden
Rechtschreibfehler passieren sehr schnell und stellen vereinzelt auch kein Problem dar. Wenn die Nachricht allerdings voll von solchen Fehlern ist, hinterlässt das bei dem Empfänger nicht den besten Eindruck. Verwenden Sie deshalb die Autokorrektur-Funktion Ihres E-Mail-Programms um die gröbsten Rechtschreibfehler zu vermeiden.
● Auf die Signatur verzichten
Am Ende jeder E-Mail sollte zumindest Ihr Name stehen. Schließlich soll Ihr Gegenüber ja auch wissen, von wem die Nachricht stammt. Bei der Korrespondenz mit fremden Personen sollten Sie zusätzlich noch weitere Daten wie beispielsweise Adresse oder Telefonnummer angeben. Das erleichtert dem Empfänger die Kontaktaufnahme.
● Lesebestätigung verwenden
Auch wenn Sie diese Funktion als besonders praktisch empfinden, sollten Sie dennoch darauf verzichten. Schließlich gibt die Lesebestätigung nicht darüber Auskunft, ob die Nachricht tatsächlich gelesen wurde. Sie sagt nur aus, dass die E-Mail geöffnet wurde. Darüber hinaus ist sie für die meisten Empfänger nur ein Ärgernis.