8 wertvolle Gmail-Tricks

Michael Derbort 16. Juni 2015 1 Kommentar(e)

Ganz ohne Gmail geht recht wenig. Deswegen hat jeder Android-Nutzer zumindest einen Gmail-Account, um sein Handy vollumf√§nglich nutzen zu k√∂nnen. Da liegt es nahe, diesen auch f√ľr den t√§glichen E-Mail-Verkehr zu nutzen. Aber was kann Gmail eigentlich alles?

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Vermutlich haben schon die Meisten √ľber Gmail Nachrichten versendet oder empfangen. Wer diesen Dienst nur so nebenbei mal nutzt, der wird eher selten nach den erweiterten Funktionen suchen. Die gibt es und sie machen die Arbeit mit der App sehr viel einfacher. Erstaunlich dabei ist, dass viele Automatisierungen enthalten sind, die wir einst unter Windows f√ľr sehr viel Geld (etwa f√ľr Outlook) erhalten haben. Dem steht zwar entgegen, dass Google im Gegenzug zwar unerfreulich viel √ľber uns wissen m√∂chte, aber in Anbetracht des gelieferten Gegenwertes k√∂nnen wir dies zun√§chst einmal so hinnehmen. F√ľr viele Nutzer ist vielmehr interessant, welche Features es √ľberhaupt gibt und wo diese zu finden sind. Wir haben auf den folgenden Seiten einmal eine Auswahl dieser erweiterten Funktionen zusammengefasst und erl√§utern diese ausf√ľhrlich. Sie werden sehr schnell sehen, dass Sie mit Gmail mehr Verwaltungsaufgaben erledigen k√∂nnen, als es zun√§chst den Anschein hat. Also nehmen wir Sie mal mit auf die Reise in die Untiefen des Google Mailers.

Gmail Tipp 1: Automatische Abwesenheitsnotizen versenden

Sie sind im Urlaub, E-Mail und Co. sind w√§hrend dieser Zeit f√ľr Sie tabu und Sie m√∂chten das auch jeden Absender wissen lassen? Nichts einfacher als das. Lassen Sie Gmail einfach Abwesenheitsnotizen versenden. Diese Funktion ist mit wenigen Handgriffen eingerichtet.

 

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1) Einstellungen

Sie tippen im Hauptfenster links oben auf die Men√ľschaltfl√§che , scrollen im Men√ľ nach unten, bis Sie den Eintrag „Einstell¬≠ungen“ finden und w√§hlen diesen aus.

 

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2) Alle meine Konten

Ihre Konten werden aufgelistet . Wählen Sie zunächst das Konto aus, in dem Sie die Abwesenheitsnotiz aktivieren möchten.

 

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3) Abwesenheitsnotiz

Nun erscheinen die Optionen, die Sie auf das ausgew√§hlte Postfach anwenden k√∂nnen. Aus der Liste w√§hlen Sie den Eintrag „Abwesenheitsnotiz“ aus.

 

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4) Zeitraum und Nachricht festlegen

Jetzt können Sie Ihre Notiz festlegen und anschließend aktivieren:

Legen Sie zunächst den ersten und den letzten Tag Ihrer Abwesenheit fest. Zu diesem Zweck tippen Sie einfach auf das Datum, um es entsprechend Ihrer Vorgaben zu ändern. Anschließend legen Sie noch den Betreff Ihrer Abwesenheitsmail und den Text fest.
Wenn Sie Wert darauf legen, dass nur Ihre Kontakte diese Notiz erhalten, aktivieren Sie einfach das Optionsfeld „Nur an meine Kontakte senden“ .
Vergessen Sie abschlie√üend nicht, zu √ľberpr√ľfen, ob die Funktion aktiviert ist und schalten Sie diese gegebenenfalls rechts oben ein .
Tippen Sie abschlie√üend ganz oben auf „Fertig“ , um Ihre Abwesenheitsnotiz f√ľr die angegebene Dauer zu aktivieren.

 

Gmail Tipp 2: Nervige Mails einfach stummschalten

Bestimmte E-Mails nerven einfach. Meistens enthalten sie bestimmte Schl√ľsselw√∂rter und wir erkennen schon anhand des Betreffs, dass wir die nicht wollen. Also filtern wir sie aus.

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1) Ignorieren

√Ėffnen Sie die fragliche Mail und tippen Sie anschlie√üend die Men√ľschaltfl√§che rechts oben an. Aus dem Men√ľ w√§hlen Sie den Eintrag „Ignorieren“ aus.

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2) So einfach ist es

Die betreffende Mail ist nun als ignoriert gekennzeichnet und weitere Nachrichten dieser Art bleiben Ihnen k√ľnftig erspart.

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3) Nicht mehr ignorieren

Um die Sperre wieder r√ľckg√§ngig zu machen, w√§hlen Sie die ignorierte Mail aus. √Ėffnen Sie diese und verschieben Sie sie wieder zur√ľck in den urspr√ľnglichen Ordner .

 

Gmail Tipp 3: Riesige Dateien mit Gmail versenden

Sie möchten eine Datei mit mehreren hundert Megabytes versenden? Das geht mit Gmail Рwenn auch mit kleinen Umwegen. Hier kommt Google Drive mit ins Spiel.

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1) Google Drive einrichten

Zun√§chst m√ľssen Sie die Datei in ¬≠Google¬†Drive heraufladen. Sobald Sie ein Gmail¬≠-Konto haben, haben Sie auch ein Google Drive-Konto. Also fangen wir damit an (am Beispiel von Windows): Starten Sie in Ihrem Browser die Google-¬≠Suche, w√§hlen Sie rechts oben in der Apps-Auswahl „Google Drive“ aus und dann schieben Sie per Drag & Drop die Datei dort hinein .

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2)¬†Anhang einf√ľgen

Nachdem die Datei hochgeladen ist, verfassen Sie Ihre Mail und bet√§tigen anschlie√üend dort das B√ľroklammer-Symbol f√ľr Dateianh√§nge . W√§hlen Sie aus dem Men√ľ „Aus Google Drive einf√ľgen“.¬†Nun erscheint eine Liste aller auf Google Drive gespeicherter Dateien. W√§hlen Sie die Datei aus, die Sie per Mail versenden m√∂chten und der Empf√§nger darf sich in K√ľrze √ľber eine wirklich √ľppige Download-Datei freuen.

 

Gmail Tipp 4: Mehrere Posteingänge automatisch synchronisieren

Gmail synchronisiert zunächst nur die wichtigen Ordner. Das spart zwar Datenvolumen, ist aber nicht immer im Sinne des Anwenders. So stellen Sie weitere Ordner ein.

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1) Labels verwalten

Tippen Sie links oben auf die Men√ľschaltfl√§che, w√§hlen Sie „Einstellungen“ aus und tippen Sie anschlie√üend auf das Konto, das Sie bearbeiten m√∂chten. Nun scrollen Sie in der Auswahl nach unten, bis Sie den Eintrag „Labels verwalten“ finden und w√§hlen Sie diesen aus.

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2) Einstellungen ändern

Unter „Labels“ versteht Google die verschiedenen Posteingangsordner, die nun aufgelistet werden. Tippen Sie den Eintrag an, f√ľr den Sie die Synchronisierungseinstellungen √§ndern m√∂chten. Im nachfolgenden Screen m√ľssen Sie nur noch oben auf „Nachrichten synchronisieren“ tippen, um die Einstellung anzupassen.

 

Gmail Tipp 5: Synchronisieren, die Zweite

Bleiben wir doch noch ein wenig bei den Synchronisierungs-Optionen. Sie können die Intervalle auch nach eigenem Belieben festlegen. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.

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1) Zeitraum festlegen

Auch hier widmen wir uns wieder wie im vorherigen Tipp den Einstellungen und dem einzustellenden Konto (siehe z. B. auch den Tipp „Abwesenheitsnotiz“ weiter oben). Nun scrollen Sie in der nachfolgenden Auswahl nach unten, bis Sie den Eintrag „E-Mails: zu synchronisierende Tage“ finden und tippen Sie ihn an.

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2) Wie viele Tage?

Nun k√∂nnen Sie bequem die Anzahl der Tage einstellen, die als k√ľnftiges Intervall festgelegt werden sollen . Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte, dass bei langen Intervallen viele Nachrichten zusammenkommen k√∂nnen, die einen erh√∂hten Datenverbrauch generieren.

 

Gmail Tipp 6: Zur nächsten Nachricht wischen

Es besteht √ľberhaupt kein Grund, jedesmal zur Listenansicht zu wechseln, um die n√§chste Nachricht zu √∂ffnen. Ein kleines, aber feines Feature von Gmail macht die Navigation durch den Posteingang sehr viel einfacher.

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1) Übersicht im Posteingang

Die neuesten Nachrichten finden wir √ľbersichtlich sortiert, in der Posteingangsliste. Tippen wir einen Eintrag an, gelangen wir zu der anh√§ngigen Mail .

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2) Einfach wischen!

M√∂chten Sie zu einer anderen Nachricht wechseln, m√ľssen Sie aber nicht mehr zum Posteingang zur√ľckkehren. Wischen Sie nach links f√ľr die n√§chste, nach rechts f√ľr die vorherige.

 

Gmail Tipp 7:¬†Fremde E-Mail-Konten hinzuf√ľgen

Sie k√∂nnen neben Ihrem Gmail-Konto auch andere E-Mail-Konten abrufen. Sie m√ľssen diese nur in der Gmail-App korrekt einstellen. Dazu sind nur wenige Handgriffe n√∂tig, wie Sie an dem nachfolgenden Tipp erkennen k√∂nnen.

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1) Neues Konto

Tippen Sie erneut auf „Einstellungen“. In dem nachfolgenden Fenster w√§hlen Sie allerdings nicht Ihr Konto aus, sondern tippen auf „Konto hinzuf√ľgen“ .

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2) Anmeldeinformationen eingeben

Im Folgeschritt w√§hlen Sie aus dem Dialogfenster die Option „Pers√∂nlich (IMAP/POP)“. Danach erscheint der Assistent zur Kontoeinrichtung.

 

Gmail Tipp 8: Alternative Inbox

Nicht selten sorgen volle Posteing√§nge daf√ľr, dass wichtige Mails untergehen und Anwender sehr schnell den √úberblick verlieren. Abhilfe will die App „Inbox“ schaffen, die mit ihren spezialisierten Funktionen den Umgang mit Mails signifikant erleichtern soll. So werden etwa √§hnliche Mails automatisch zu Gruppen zusammengefasst. Unwichtige Kandidaten sind dort mit einem Handgriff wieder drau√üen. Mit Hilfe von Erinnerungen behalten Sie Ihre Mails auch bei hohem Aufkommen im Griff. Auf Wunsch werden Ihnen ausgesuchte Nachrichten einfach zu einem sp√§teren Zeitpunkt wieder vorgelegt. Ebenso leicht verschieben Sie eintreffende Nachrichten zur Erledigung auf einen sp√§teren Termin. Sie sind im Urlaub und m√∂chten keine Mails beantworten? Schieben Sie diese auf den Tag, an dem Sie wieder im B√ľro sind.

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1) Inbox by Gmail

Der neuste Spross von Google nennt sich Inbox. Er soll mit seiner hohen Flexibilität die Verwaltung von E-Mails noch einfacher machen.

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