8 wertvolle Gmail-Tricks

Michael Derbort 16. June 2015 1 Kommentar(e)

Ganz ohne Gmail geht recht wenig. Deswegen hat jeder Android-Nutzer zumindest einen Gmail-Account, um sein Handy vollumfänglich nutzen zu können. Da liegt es nahe, diesen auch für den täglichen E-Mail-Verkehr zu nutzen. Aber was kann Gmail eigentlich alles?

Vermutlich haben schon die Meisten über Gmail Nachrichten versendet oder empfangen. Wer diesen Dienst nur so nebenbei mal nutzt, der wird eher selten nach den erweiterten Funktionen suchen. Die gibt es und sie machen die Arbeit mit der App sehr viel einfacher. Erstaunlich dabei ist, dass viele Automatisierungen enthalten sind, die wir einst unter Windows für sehr viel Geld (etwa für Outlook) erhalten haben. Dem steht zwar entgegen, dass Google im Gegenzug zwar unerfreulich viel über uns wissen möchte, aber in Anbetracht des gelieferten Gegenwertes können wir dies zunächst einmal so hinnehmen. Für viele Nutzer ist vielmehr interessant, welche Features es überhaupt gibt und wo diese zu finden sind. Wir haben auf den folgenden Seiten einmal eine Auswahl dieser erweiterten Funktionen zusammengefasst und erläutern diese ausführlich. Sie werden sehr schnell sehen, dass Sie mit Gmail mehr Verwaltungsaufgaben erledigen können, als es zunächst den Anschein hat. Also nehmen wir Sie mal mit auf die Reise in die Untiefen des Google Mailers.

Gmail Tipp 1: Automatische Abwesenheitsnotizen versenden

Sie sind im Urlaub, E-Mail und Co. sind während dieser Zeit für Sie tabu und Sie möchten das auch jeden Absender wissen lassen? Nichts einfacher als das. Lassen Sie Gmail einfach Abwesenheitsnotizen versenden. Diese Funktion ist mit wenigen Handgriffen eingerichtet.

1) Einstellungen

Sie tippen im Hauptfenster links oben auf die Menüschaltfläche , scrollen im Menü nach unten, bis Sie den Eintrag “Einstellungen” finden und wählen diesen aus.

2) Alle meine Konten

Ihre Konten werden aufgelistet . Wählen Sie zunächst das Konto aus, in dem Sie die Abwesenheitsnotiz aktivieren möchten.

3) Abwesenheitsnotiz

Nun erscheinen die Optionen, die Sie auf das ausgewählte Postfach anwenden können. Aus der Liste wählen Sie den Eintrag “Abwesenheitsnotiz” aus.

4) Zeitraum und Nachricht festlegen

Jetzt können Sie Ihre Notiz festlegen und anschließend aktivieren:

Legen Sie zunächst den ersten und den letzten Tag Ihrer Abwesenheit fest. Zu diesem Zweck tippen Sie einfach auf das Datum, um es entsprechend Ihrer Vorgaben zu ändern. Anschließend legen Sie noch den Betreff Ihrer Abwesenheitsmail und den Text fest.
Wenn Sie Wert darauf legen, dass nur Ihre Kontakte diese Notiz erhalten, aktivieren Sie einfach das Optionsfeld “Nur an meine Kontakte senden” .
Vergessen Sie abschließend nicht, zu überprüfen, ob die Funktion aktiviert ist und schalten Sie diese gegebenenfalls rechts oben ein .
Tippen Sie abschließend ganz oben auf “Fertig” , um Ihre Abwesenheitsnotiz für die angegebene Dauer zu aktivieren.

Gmail Tipp 2: Nervige Mails einfach stummschalten

Bestimmte E-Mails nerven einfach. Meistens enthalten sie bestimmte Schlüsselwörter und wir erkennen schon anhand des Betreffs, dass wir die nicht wollen. Also filtern wir sie aus.

1) Ignorieren

Öffnen Sie die fragliche Mail und tippen Sie anschließend die Menüschaltfläche rechts oben an. Aus dem Menü wählen Sie den Eintrag “Ignorieren” aus.

2) So einfach ist es

Die betreffende Mail ist nun als ignoriert gekennzeichnet und weitere Nachrichten dieser Art bleiben Ihnen künftig erspart.

3) Nicht mehr ignorieren

Um die Sperre wieder rückgängig zu machen, wählen Sie die ignorierte Mail aus. Öffnen Sie diese und verschieben Sie sie wieder zurück in den ursprünglichen Ordner .

Gmail Tipp 3: Riesige Dateien mit Gmail versenden

Sie möchten eine Datei mit mehreren hundert Megabytes versenden? Das geht mit Gmail – wenn auch mit kleinen Umwegen. Hier kommt Google Drive mit ins Spiel.

1) Google Drive einrichten

Zunächst müssen Sie die Datei in Google Drive heraufladen. Sobald Sie ein Gmail-Konto haben, haben Sie auch ein Google Drive-Konto. Also fangen wir damit an (am Beispiel von Windows): Starten Sie in Ihrem Browser die Google-Suche, wählen Sie rechts oben in der Apps-Auswahl “Google Drive” aus und dann schieben Sie per Drag & Drop die Datei dort hinein .

2) Anhang einfügen

Nachdem die Datei hochgeladen ist, verfassen Sie Ihre Mail und betätigen anschließend dort das Büroklammer-Symbol für Dateianhänge . Wählen Sie aus dem Menü “Aus Google Drive einfügen”. Nun erscheint eine Liste aller auf Google Drive gespeicherter Dateien. Wählen Sie die Datei aus, die Sie per Mail versenden möchten und der Empfänger darf sich in Kürze über eine wirklich üppige Download-Datei freuen.

Gmail Tipp 4: Mehrere Posteingänge automatisch synchronisieren

Gmail synchronisiert zunächst nur die wichtigen Ordner. Das spart zwar Datenvolumen, ist aber nicht immer im Sinne des Anwenders. So stellen Sie weitere Ordner ein.

1) Labels verwalten

Tippen Sie links oben auf die Menüschaltfläche, wählen Sie “Einstellungen” aus und tippen Sie anschließend auf das Konto, das Sie bearbeiten möchten. Nun scrollen Sie in der Auswahl nach unten, bis Sie den Eintrag “Labels verwalten” finden und wählen Sie diesen aus.

2) Einstellungen ändern

Unter “Labels” versteht Google die verschiedenen Posteingangsordner, die nun aufgelistet werden. Tippen Sie den Eintrag an, für den Sie die Synchronisierungseinstellungen ändern möchten. Im nachfolgenden Screen müssen Sie nur noch oben auf “Nachrichten synchronisieren” tippen, um die Einstellung anzupassen.

Gmail Tipp 5: Synchronisieren, die Zweite

Bleiben wir doch noch ein wenig bei den Synchronisierungs-Optionen. Sie können die Intervalle auch nach eigenem Belieben festlegen. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.

1) Zeitraum festlegen

Auch hier widmen wir uns wieder wie im vorherigen Tipp den Einstellungen und dem einzustellenden Konto (siehe z. B. auch den Tipp “Abwesenheitsnotiz” weiter oben). Nun scrollen Sie in der nachfolgenden Auswahl nach unten, bis Sie den Eintrag “E-Mails: zu synchronisierende Tage” finden und tippen Sie ihn an.

2) Wie viele Tage?

Nun können Sie bequem die Anzahl der Tage einstellen, die als künftiges Intervall festgelegt werden sollen . Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte, dass bei langen Intervallen viele Nachrichten zusammenkommen können, die einen erhöhten Datenverbrauch generieren.

Gmail Tipp 6: Zur nächsten Nachricht wischen

Es besteht überhaupt kein Grund, jedesmal zur Listenansicht zu wechseln, um die nächste Nachricht zu öffnen. Ein kleines, aber feines Feature von Gmail macht die Navigation durch den Posteingang sehr viel einfacher.

1) Übersicht im Posteingang

Die neuesten Nachrichten finden wir übersichtlich sortiert, in der Posteingangsliste. Tippen wir einen Eintrag an, gelangen wir zu der anhängigen Mail .

2) Einfach wischen!

Möchten Sie zu einer anderen Nachricht wechseln, müssen Sie aber nicht mehr zum Posteingang zurückkehren. Wischen Sie nach links für die nächste, nach rechts für die vorherige.

Gmail Tipp 7: Fremde E-Mail-Konten hinzufügen

Sie können neben Ihrem Gmail-Konto auch andere E-Mail-Konten abrufen. Sie müssen diese nur in der Gmail-App korrekt einstellen. Dazu sind nur wenige Handgriffe nötig, wie Sie an dem nachfolgenden Tipp erkennen können.

1) Neues Konto

Tippen Sie erneut auf “Einstellungen”. In dem nachfolgenden Fenster wählen Sie allerdings nicht Ihr Konto aus, sondern tippen auf “Konto hinzufügen” .

2) Anmeldeinformationen eingeben

Im Folgeschritt wählen Sie aus dem Dialogfenster die Option “Persönlich (IMAP/POP)”. Danach erscheint der Assistent zur Kontoeinrichtung.

Gmail Tipp 8: Alternative Inbox

Nicht selten sorgen volle Posteingänge dafür, dass wichtige Mails untergehen und Anwender sehr schnell den Überblick verlieren. Abhilfe will die App “Inbox” schaffen, die mit ihren spezialisierten Funktionen den Umgang mit Mails signifikant erleichtern soll. So werden etwa ähnliche Mails automatisch zu Gruppen zusammengefasst. Unwichtige Kandidaten sind dort mit einem Handgriff wieder draußen. Mit Hilfe von Erinnerungen behalten Sie Ihre Mails auch bei hohem Aufkommen im Griff. Auf Wunsch werden Ihnen ausgesuchte Nachrichten einfach zu einem späteren Zeitpunkt wieder vorgelegt. Ebenso leicht verschieben Sie eintreffende Nachrichten zur Erledigung auf einen späteren Termin. Sie sind im Urlaub und möchten keine Mails beantworten? Schieben Sie diese auf den Tag, an dem Sie wieder im Büro sind.