Virtuelle Datenräume sind heute die beste Lösung, um den Zugriff auf vertrauliche Informationen zu kontrollieren. Datenräume kann man verwenden, um Ihre eigene Datenbank zu verwalten oder um Flexibilität und Sicherheit für den Informationsaustausch zwischen Unternehmen zu bieten.
Zu diesem Zweck verfügen virtuelle Datenräume in der Regel über Funktionen, die neben einer eindeutigen Autorisierung und Zugriffskontrolle das Dokumentenmanagement erleichtern. Darüber hinaus bieten heutige Datenraumlösungen zunehmend eine proaktive Unterstützung für digitale Geschäftsprozesse.
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Unbestreitbare Vorteile eines virtuellen Datenraums:
- höhere Flexibilität
- höhere Effizienz
- ein höheres Maß an Sicherheit
Vollständige Digitalisierung bedeutet, dass Informationen orts-, geräte- und zeitunabhängig genutzt werden können. Datenräume bieten die Flexibilität, eine gemeinsam genutzte, zentralisierte und aktuelle Datenbank zu verwenden.
Strukturierungs- und Suchfunktionen erleichtern das schnelle Auffinden von Informationen. , mit dem sich digitale Prozesse automatisieren lassen, um zusätzlich Zeit und Ressourcen einzusparen.
Versionierung und Protokollierung sorgen für Sicherheit und transparente Prozesse.
Für zusätzliche Flexibilität ist es oft auch möglich, Datenräume über Schnittstellen mit anderen Systemen zu verbinden. Schließlich können die Daten einfach exportiert oder für eine spätere Verwendung digital archiviert werden.
Die Einrichtung eines virtuellen Datenraums ist einfach und unkompliziert – nur wenige Schritte:
1. Definieren Sie Ihre Bedürfnisse klar
Um die passende Lösung für den eigenen Bedarf zu finden, sollten sich Unternehmen fragen, was ein virtual Dataroom leisten soll:
Es gibt grundlegende Anforderungen wie eine eindeutige Zugangsberechtigung und -kontrolle. Protokolle über Zugriffe, Downloads, Änderungen und Löschungen sowie eine einfache und intuitive Nutzung sind ebenfalls unerlässlich.
Aber auch für die produktive Nutzung eines virtuellen Datenraums gibt es klar definierte Anforderungen. Zum Beispiel die Zugriffsgeschwindigkeit und Einsatzbereitschaft, ob Benutzer einfach hinzugefügt oder entfernt werden können, was die Rechteverwaltung ist und vieles mehr.
Je nach Branche gibt es auch Compliance-Anforderungen wie anpassbare Nutzungsbedingungen, definierte Zugriffszeiten, Wasserzeichen für Nur-Ansicht-Dokumente und Funktionen, die vor unbefugter Offenlegung, Vervielfältigung oder Massendownloads schützen.
Zunächst müssen Unternehmen festlegen, wofür der virtuelle Datenraum genutzt werden soll und ob es besondere Herausforderungen in den eigenen Prozessen, Zielgruppen oder Branchen gibt. Erst dann können sie einen definierten Anforderungskatalog erstellen, mit dem Lösungen und Anbieter am Markt validiert werden können.
2. Wahl des Anbieters von Data Room Software
Neben den funktionalen Anforderungen an eine Datenraumlösung sollten Stakeholder auch den Anbieter sorgfältig prüfen. So können Sie feststellen, ob es Ihren eigenen Bedingungen und gesetzlichen Anforderungen entspricht, beispielsweise in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit. Folgende Fragen sind zu klären:
- Wo befindet sich der Anbieter?
- Wo stehen die Server?
- Hat der Kunde oder Lieferant einen Schlüssel zu den Daten?
- Hat der Anbieter Zugriff auf die Daten im Datenraum?
- Sind die Daten während der Verarbeitung sicher?
- Kann ein Anbieter seine Sicherheit nachweisen?
- Ist Support leicht verfügbar?
Ein erprobtes Datenschutz- und Sicherheitskonzept sowie weitere Maßnahmen – die Stichworte „Privacy by Design“ und „Privacy by Default“ – entscheiden, ob ein Lösungsanbieter für den eigenen virtuellen Datenraum der Richtige ist.
3. Regeln für die Nutzung von Dataroom
Bevor ein sicherer Datenraum in Produktion gehen kann, müssen alle relevanten Aspekte der betroffenen Prozesse verifiziert werden. Dazu müssen folgende Punkte festgelegt werden:
- Gibt es ein detailliertes Rollen- und Rechtemanagement, das regelt, wer was darf?
- Sollen einzelne Dokumente mit Wasserzeichen versehen werden, um eine Weitergabe oder Vervielfältigung zu vermeiden?
- Müssen Datenraumprotokolle zuverlässig alle Datenraumaktivitäten aufzeichnen, damit Sie nachvollziehen können, wer was wann angesehen, bearbeitet, heruntergeladen oder gelöscht hat?
- Haben alle Nutzer einen virtuellen Datenraumvertrag, dem jeder Partner ausdrücklich zugestimmt hat?
Neben der Beantwortung dieser und anderer spezifischer Fragen ist es ratsam, einen Mitbewohner zuzuweisen. Er hat alle notwendigen Rechte, um einen Datenraum anzulegen und zu konfigurieren. Er kann Mitglieder einladen, aber er selbst kann keine Daten sehen. Darüber hinaus ist vor der digitalen Zusammenarbeit im virtuellen Datenraum das Konzept der Löschung aller geteilten und verarbeiteten Daten erforderlich. Auch Datenschutzregeln wie die Verarbeitung personenbezogener Daten, finanzieller und medizinischer Informationen spielen hier eine Rolle.
4. Dateifreigabe und Zusammenarbeit im Data Room
Jetzt können Sie mit dem Hochladen von Daten und Dokumenten in den Datenraum beginnen. Hierfür empfehlen sich logische Ordnerstrukturen, die eine einfache Navigation im Datenraum ermöglichen.
Außerdem sollte ermittelt werden, inwieweit sich Datenaustausch und digitale Zusammenarbeit extern von intern unterscheiden. Wenn alles fertig ist, können Teilnehmer in den Datenraum eingeladen und mit den notwendigen Rollen und Rechten versehen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder die gewünschten Dateien anzeigen, bearbeiten und herunterladen kann – nicht mehr und nicht weniger. PDFs mit Wasserzeichen, eingeschränkter Lesezugriff (nur Ansicht) oder digitale Besprechungsordner sind für den Datenaustausch ebenso wichtig wie Abstimmungs- und Chatfunktionen für die produktive Zusammenarbeit im virtuellen Raum.
5. Optimieren Sie die Nutzung von Dataroom Software
Beim Arbeiten in Echtzeit sollten Administratoren regelmäßig überprüfen, ob allen Teilnehmern die erforderlichen Rollen und Rechte zugewiesen wurden und auf dem neuesten Stand sind. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder ein Kunde die Beziehung beendet, müssen seine Zugangseinstellungen sofort angepasst werden. Auch die Dateien und Dokumente im virtuellen Datenraum sollten auf Aktualität und Verfügbarkeit geprüft werden. Eine regelmäßige Sicherung der Dokumente im Datenraum ist unerlässlich.
Damit alle Nutzer Spaß an der Nutzung des virtuellen Datenraums haben, empfiehlt es sich, Neueinsteiger zu beraten und bestehende Workbooks im Team und mit Externen zu teilen.
Der virtuelle Datenraum bietet die ideale Grundlage, um Dateien nicht nur beim Austausch, sondern auch während der Bearbeitung bestmöglich zu verwahren und dabei gesetzliche Vorgaben und höchste Sicherheitsstandards einzuhalten. Reguläre Filesharing-Dienste, die eine verschlüsselte Übertragung zulassen, die Daten aber nicht weiterverarbeiten, stoßen schnell an ihre Grenzen. Andererseits ist der virtuelle Datenraum schnell einsatzbereit und jederzeit veränderbar. Dies gewährleistet eine nahtlose und dennoch sichere digitale Zusammenarbeit.
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Die Nutzung von Datenräumen ist heute völlig individuell, aber auch vielfältig. Die meisten Anbieter sind auf bestimmte Anwendungen spezialisiert oder bieten Komplettlösungen für eine bestimmte Branche an.
Je nach Bedarf ist die VDR-Software einfach zu bedienen. Neben der reinen Funktionalität der Lösung spielt auch das Sicherheitsniveau und die Zuverlässigkeit des Anbieters eine entscheidende Rolle, denn schließlich vertrauen Sie ihm Ihre geschäftskritischen Daten an. Diese Website – bietet viele nützliche und detaillierte Informationen zu virtuellen Datenräumen.
Ist die Wahl auf einen geeigneten Anbieter gefallen, empfiehlt es sich, die Lösung live zu demonstrieren – kostenlos testen. Somit können Sie die Usability und Kompetenz des Anbieters direkt beurteilen, denn nur in der praktischen Anwendung können Sie die Qualität des Anbieters und seiner Lösung umfassend beurteilen.
